編者按：彈性工作形式日漸興起，越來越受到人們的青睞。上月中旬，淡馬錫在 YouTube 發(fā)布了一個視頻，標題為“未來：聯(lián)合辦公的興起”。視頻中提到：“到 2010 年，大約有 50% 的美國工人將成為自由職業(yè)者”。此外，它還指出僅新加坡地區(qū)的聯(lián)合辦公場所就已經從 2009 年的一處增長至現(xiàn)在的 36 處。聯(lián)合辦公和彈性工作形式的益處自然不必贅述，如何在企業(yè)中成功實行彈性工作策略卻鮮有人提及。本文作者 Edwin Mak 就個人相關經驗由此得出見解，分享了對于企業(yè)來說，如何有效地推行彈性工作體制。
個人經驗
我目前在時尚電子商務企業(yè) TokiChoi 工作，最近，公司剛搬到了 The Great Room 一處新的聯(lián)合辦公場所，之前我們在一處名為 The Working Capitol 的聯(lián)合辦公地點工作了一年多的時間。
我認為“聯(lián)合辦公”和“彈性工作”是兩個很棒的詞匯，他們?yōu)槲业墓ぷ鲙肀憷?，也為那些與我共事的人帶去驚喜。我提倡聯(lián)合辦公和彈性工作，最大的一個原因是由于它的多樣性。我不僅能夠結交到不同生活背景的人，也能夠在不同的地點工作。后者對我而言尤其可貴，因為可以讓我不停地發(fā)現(xiàn)新事物（或是從新角度來看待舊事物）。我最有效率的一些時候實際上都是在常規(guī)辦公之外的時間，每次我搬到新地方之后，都有一種從頭開始的感覺。完全是一張白紙，你可以擁有充分的自由，并將全部的精力集中到你真正想做的事情上。
但是，彈性工作可能并不是適合所有人，至少一開始的時候并不會適合所有人。許多人應該不習慣于這種工作時間安排，并且需要進行某種轉變來適應彈性工作形式。
如何讓彈性工作形式發(fā)揮作用
確定需求
我認為要想恰當?shù)夭渴饛椥怨ぷ黧w制，第一步就是要確定企業(yè)和員工的需求是什么。這也是許多人都沒弄清楚的地方，一張新的乒乓球桌或一片辦公桌輪用區(qū)域可能并不是員工所需要的。企業(yè)需要通過問卷調查，詢問一些基本問題來了解員工需求：
企業(yè)員工大多數(shù)是千禧年一代還是嬰兒潮時期（美國第二次世界大戰(zhàn)后的"4664"現(xiàn)象:從 1946 年至 1964 年，這 18 年間嬰兒潮人口高達 7600 萬人）人群？
對于企業(yè)員工來說，一個典型的工作日（‘用戶旅程’）應該是怎樣的安排？
通過了解這些問題，企業(yè)可以更好地確定他們的員工是否適合彈性工作體制安排。在我工作的地方，我們的小團隊有 8 個人，其中有幾個家里有小孩需要照顧。當這些小孩不上學，必須在家的時候我的那些同事們可以在家工作，也可以帶孩子一起上班。這種現(xiàn)象已經不算新奇，但我想表達的是對于企業(yè)管理人員來說，重點是要了解員工的需求，這樣就可以根據(jù)需求來相應調整工作形式。
大企業(yè)在這方面的實施難度要大一些，因為他們的員工數(shù)量多，但現(xiàn)實中又不存在一個能夠適合所有員工的工作安排策略。所以，對于上層管理人員來說，最關鍵的是要確定大多數(shù)人的需求。至于要確保戰(zhàn)略安排自上而下的貫徹實施，中層管理人員在幫助戰(zhàn)略執(zhí)行以及改進方面可以發(fā)揮重要的作用，下文會在這方面做深入探討。
現(xiàn)在，許多企業(yè)都在推行一些看似十分有吸引力的安排，例如辦公桌輪用以及零食餐點等，但對于企業(yè)來說，更重要的是去具體檢查這些安排是否有效。據(jù)我觀察，其中許多都是一種“速效方案”，在最開始的時候效果比較明顯，但是可持續(xù)性效果一般。誠然，相對于彈性工作安排來說，零食餐點的投入成本計算相對容易的多，要將彈性工作安排的益處進行量化對比目前來說仍是一個挑戰(zhàn)。但是，新的工作形式也需要新的方法來檢視，而這一方法每個企業(yè)應該各有不同?，F(xiàn)在仍處于變革的早期階段，在企業(yè)確定了最適合自己的方式后，上述問題也會變得更加清晰。
2. 確定規(guī)則和目標
確定了企業(yè)以及員工的需求之后，下一步就是要制定一些規(guī)則并設立目標。與外界認為的可能恰好相反的是，彈性工作并不意味著規(guī)則較少，為了讓彈性工作安排充分發(fā)揮作用，甚至可能需要更多的一些規(guī)則和約束。以下幾個問題供參考：
什么時候可以在家里工作？可以多頻繁在家里工作？
這種彈性工作安排會影響到員工的工作效率嗎？應該將期望值設為多少？
有哪些溝通渠道？
即便是同一家企業(yè)，這些規(guī)則和目標也存在變化，尤其是那些大型企業(yè)組織。同樣，如上文提到，在實施過程中，中層管理人員將發(fā)揮重要作用，幫助調整及細分屬于他們直接領導下的群體規(guī)則和目標。這里的一個關鍵問題是要讓員工在早期需求確定階段就參與進來，提供給他們一個機會在這整個過程中都能發(fā)揮積極作用。完全地采取自上而下的方式并不可行，因為這是一個雙向互動反饋的問題。傳統(tǒng)上，都是企業(yè)選擇辦公場所，員工被動去適應，現(xiàn)在這種權利分布趨向均勻化，企業(yè)也必須了解如何來賦予員工主動選擇的權利。這是一個根本性的變化，也需要一種不同的方法。
3. 從小做起
這一點對于大企業(yè)來說尤其適用，開始階段要從小做起。這并不是一個競爭，去比拼哪一個企業(yè)為員工提供最棒的彈性工作安排。企業(yè)只需確定什么安排是最適合自己員工的，然后將這些措施堅持下去即可。任何彈性工作安排都需要整個企業(yè)人員的支持，對于企業(yè)來說，如果推行了一整套的彈性工作安排卻由于規(guī)則約束太多而沒有員工愿意去采用，這也是管理人員最不想看到的場景。所以，保持規(guī)則簡單，便于員工采用，有助于企業(yè)快速推行彈性工作安排，并獲得員工反饋，了解哪些是有效的，哪些地方需要改進，從而形成一種良性循環(huán)。
4. 不要忽視中層力量
要讓彈性工作體制發(fā)揮作用，必須從企業(yè)上層管理者開始，這些管理者需要相信彈性工作的作用并且進行積極地推動。他們需要確保這種彈性工作安排對于員工來說是可以實際采用的，如果一名員工的工作量太多，要求他一直坐在辦公桌前，那就沒法實現(xiàn)這種工作與生活的平衡。雖然是由企業(yè)上層領導人負責制定彈性工作體制，但具體執(zhí)行過程中，是中層管理人員在發(fā)揮著很大的作用。因為，通常也是由中層管理者來負責領導企業(yè)員工，并協(xié)調他們的工作量。
5. 信任員工
企業(yè)需要信任自己的員工，能夠讓彈性工作安排發(fā)揮必需作用。同時，員工也需要承擔自己的工作職責，負責好自己份內的工作任務。這是一種相互的關系，需要進行大量的溝通才能實現(xiàn)最佳效果。我喜歡將這看作是一種“翻轉課堂”（The Flipped Classroom）教學模式，重新調整課堂內外的時間，講課和作業(yè)時間被翻轉，學生在家觀看教學影片，然后課堂會轉變?yōu)榛友杏憰?，用來做作業(yè)、做實驗、分組討論、提問題及重點歸納等等。在工作場合應用類似的模式，員工化身成為學習者角色，從而更加積極地參與到工作中。
誠然，沒有一種彈性工作體制會實現(xiàn) 100% 的成功，正如現(xiàn)在的一些科技，例如互聯(lián)網(wǎng)，總會發(fā)生濫用或者使用不當?shù)那闆r，但這并不影響企業(yè)為自己所用，能中受益。給予員工充分的信任是推行彈性工作機制的關鍵所在，及時掌握員工反饋，對于那些有效的，加大實施力度，對于其它成效甚微的，廢除并繼續(xù)探索。
結論
以上所提的 5 個部分，每一部分都需要融入到更宏觀的企業(yè)戰(zhàn)略之中，只有支持企業(yè)的宏觀戰(zhàn)略，彈性工作機制才更有可能實現(xiàn)。實體工作場所和工作環(huán)境只是一個企業(yè)及其員工所信任的一種表現(xiàn)形式，你的企業(yè)代表的是什么？如何讓某一種彈性工作體制推動公司愿景的實現(xiàn)？這些都是現(xiàn)代企業(yè)需要考慮的問題，它們需要了解如何讓企業(yè)工作場所相關戰(zhàn)略賦予員工更高的權利，發(fā)揮他們最大的潛力。畢竟，工作場所并不重要，工作方式才最重要。
