如今的職場中，能夠把話“說”清楚，看似簡單，卻正在成為一項極為重要的能力。
現(xiàn)代職場中許多交流都是以比如電子郵件、微信、企業(yè)微信、釘釘?shù)燃磿r通訊工具進行交流，在這樣的情況下，傾聽被屏幕上的文本閱讀所取代。文字化的交流因缺乏眼神、語調(diào)或者肢體語言這樣的方式而變得傳達(dá)不當(dāng)或理解偏差。

我們會發(fā)現(xiàn)直接看屏幕的時候理解程度不如打印出來看，我們傾向于瀏覽和尋找要點，很少完整閱讀。而在需要回復(fù)信息時，我們會覺得要寫的郵件太多、負(fù)擔(dān)沉重，結(jié)果最后寫出的回復(fù)亂七八糟、簡短生硬，或者表意不明。 在這樣的情況下，認(rèn)真閱讀就是傾聽的新形式，文筆清晰則是新的同理心。所以當(dāng)下次我們進行文字方面的溝通時，可以通過以下三點進行注意：
一、我的郵件是否過于簡短？
我們在工作中的閱讀能力下降，一個更明顯的原因是我們往往飛快地瀏覽，很容易忽略細(xì)節(jié)。其實很多人并沒有自己以為的那么忙。這樣匆忙會帶來一些問題：速度和與之相伴的焦慮影響了交流時的準(zhǔn)確、清晰和尊重。 所以請你慢下來，注意溝通中的細(xì)節(jié)。如果收到比較長的匯報線上會議情況的郵件，你要針對郵件中具體的部分回應(yīng)，不要泛泛而論。這代表你投入時間認(rèn)真閱讀了對方花時間進行思考的內(nèi)容。 職級較高的人發(fā)言簡短的現(xiàn)象并不少見。草率的信息和郵件、糟糕的語法和拼寫錯誤，傳達(dá)出一個信息：“我們沒時間關(guān)注！”某投資銀行有個流傳已久的笑話，說越資深的人發(fā)郵件或發(fā)信息表態(tài)用的字?jǐn)?shù)越少。你剛?cè)肼毜臅r候會寫“非常感謝您！”，經(jīng)過一兩次晉升之后就會變成“謝了”。 發(fā)言簡短會讓一個人顯得很重要，但也會影響你所在的團隊和業(yè)務(wù)。收到一封匆忙草率的郵件，收件者不得不先花時間理解其內(nèi)容，導(dǎo)致后續(xù)工作延遲，還有可能由于誤解產(chǎn)生代價高昂的錯誤。 郵件發(fā)出之前還要自己校對一下。誤解往往源于一句話里漏了一個詞，或者標(biāo)點符號造成了歧義?？梢岳闷磳憴z查等校對軟件。校對既是習(xí)慣，也是一種技能：把傳達(dá)信息清晰無誤作為自己引以為豪的長處，員工就會更加認(rèn)真對待你寫出的東西。
二、我的語氣怎么樣？
要留意自己發(fā)出的信息看起來是什么效果。信息的語氣傳達(dá)出的態(tài)度或性格，是讀寫技能的另一個關(guān)鍵因素，可能也是最重要的表達(dá)同理心的工具。由于在文字信息交流的過程中我們會習(xí)慣性的減少文字量，有時會錯誤傳達(dá)我們的情緒，造成不必要的誤解與誤會。因此在文字交流時，要考慮對方看到你的文字時會怎樣認(rèn)知你的“情緒”，要視需要表達(dá)好自己的語氣。
三、選擇直接溝通效果可能會更好 郵件和群聊等文字交流方式可能會讓我們的溝通效率很低，有時不能得到及時的回復(fù)，有時則由于看不懂對方的信息進而產(chǎn)生一堆無關(guān)緊要的瑣碎交流。這個時候，通過當(dāng)面溝通，或者電話、視頻、線上會議則促使我們提出正確的問題，還可以同時傳達(dá)善意，節(jié)約大量時間。 如果你收到了意義不明的信息或郵件，完全可以考慮要求語音、視頻乃至直接見面溝通。如果是敏感話題，請對方打電話過來簡單解釋，會顯得你考慮周全。回應(yīng)問題之前稍停幾拍，非但不會讓你顯得優(yōu)柔寡斷，還會讓對方覺得你在認(rèn)真傾聽、認(rèn)真對待自己的工作。 由于在線交流的難點在于無法用目光、說話語調(diào)和肢體語言輔助表意，所以把“話”說清楚，用良好的讀寫技能代替肢體語言是一項不可或缺的重要技能，可以確保全體團隊成員達(dá)成一致，通過網(wǎng)絡(luò)充分發(fā)揮各自的工作才能與高效協(xié)同。
文章內(nèi)容取材于哈佛商業(yè)評論中埃麗卡·德旺(Erica Dhawan) |文 朔間|譯  周強|編校的文章《把話“說”清楚，是當(dāng)代職場人的基本修養(yǎng)》，如侵害創(chuàng)作者的權(quán)益，請聯(lián)系刪除，謝謝