編者按：彈性工作形式日漸興起，越來越受到人們的青睞。上月中旬，淡馬錫在 YouTube 發(fā)布了一個(gè)視頻，標(biāo)題為“未來：聯(lián)合辦公的興起”。視頻中提到：“到 2010 年，大約有 50% 的美國工人將成為自由職業(yè)者”。此外，它還指出僅新加坡地區(qū)的聯(lián)合辦公場所就已經(jīng)從 2009 年的一處增長至現(xiàn)在的 36 處。聯(lián)合辦公和彈性工作形式的益處自然不必贅述，如何在企業(yè)中成功實(shí)行彈性工作策略卻鮮有人提及。本文作者 Edwin Mak 就個(gè)人相關(guān)經(jīng)驗(yàn)由此得出見解，分享了對于企業(yè)來說，如何有效地推行彈性工作體制。

個(gè)人經(jīng)驗(yàn)

我目前在時(shí)尚電子商務(wù)企業(yè) TokiChoi 工作，最近，公司剛搬到了 The Great Room 一處新的聯(lián)合辦公場所，之前我們在一處名為 The Working Capitol 的聯(lián)合辦公地點(diǎn)工作了一年多的時(shí)間。

我認(rèn)為“聯(lián)合辦公”和“彈性工作”是兩個(gè)很棒的詞匯，他們?yōu)槲业墓ぷ鲙肀憷?，也為那些與我共事的人帶去驚喜。我提倡聯(lián)合辦公和彈性工作，最大的一個(gè)原因是由于它的多樣性。我不僅能夠結(jié)交到不同生活背景的人，也能夠在不同的地點(diǎn)工作。后者對我而言尤其可貴，因?yàn)榭梢宰屛也煌５匕l(fā)現(xiàn)新事物（或是從新角度來看待舊事物）。我最有效率的一些時(shí)候?qū)嶋H上都是在常規(guī)辦公之外的時(shí)間，每次我搬到新地方之后，都有一種從頭開始的感覺。完全是一張白紙，你可以擁有充分的自由，并將全部的精力集中到你真正想做的事情上。

但是，彈性工作可能并不是適合所有人，至少一開始的時(shí)候并不會(huì)適合所有人。許多人應(yīng)該不習(xí)慣于這種工作時(shí)間安排，并且需要進(jìn)行某種轉(zhuǎn)變來適應(yīng)彈性工作形式。

如何讓彈性工作形式發(fā)揮作用

1. 確定需求

   
   

我認(rèn)為要想恰當(dāng)?shù)夭渴饛椥怨ぷ黧w制，第一步就是要確定企業(yè)和員工的需求是什么。這也是許多人都沒弄清楚的地方，一張新的乒乓球桌或一片辦公桌輪用區(qū)域可能并不是員工所需要的。企業(yè)需要通過問卷調(diào)查，詢問一些基本問題來了解員工需求：

企業(yè)員工大多數(shù)是千禧年一代還是嬰兒潮時(shí)期（美國第二次世界大戰(zhàn)后的"4664"現(xiàn)象:從 1946 年至 1964 年，這 18 年間嬰兒潮人口高達(dá) 7600 萬人）人群？

對于企業(yè)員工來說，一個(gè)典型的工作日（‘用戶旅程’）應(yīng)該是怎樣的安排？

通過了解這些問題，企業(yè)可以更好地確定他們的員工是否適合彈性工作體制安排。在我工作的地方，我們的小團(tuán)隊(duì)有 8 個(gè)人，其中有幾個(gè)家里有小孩需要照顧。當(dāng)這些小孩不上學(xué)，必須在家的時(shí)候我的那些同事們可以在家工作，也可以帶孩子一起上班。這種現(xiàn)象已經(jīng)不算新奇，但我想表達(dá)的是對于企業(yè)管理人員來說，重點(diǎn)是要了解員工的需求，這樣就可以根據(jù)需求來相應(yīng)調(diào)整工作形式。

大企業(yè)在這方面的實(shí)施難度要大一些，因?yàn)樗麄兊膯T工數(shù)量多，但現(xiàn)實(shí)中又不存在一個(gè)能夠適合所有員工的工作安排策略。所以，對于上層管理人員來說，最關(guān)鍵的是要確定大多數(shù)人的需求。至于要確保戰(zhàn)略安排自上而下的貫徹實(shí)施，中層管理人員在幫助戰(zhàn)略執(zhí)行以及改進(jìn)方面可以發(fā)揮重要的作用，下文會(huì)在這方面做深入探討。

現(xiàn)在，許多企業(yè)都在推行一些看似十分有吸引力的安排，例如辦公桌輪用以及零食餐點(diǎn)等，但對于企業(yè)來說，更重要的是去具體檢查這些安排是否有效。據(jù)我觀察，其中許多都是一種“速效方案”，在最開始的時(shí)候效果比較明顯，但是可持續(xù)性效果一般。誠然，相對于彈性工作安排來說，零食餐點(diǎn)的投入成本計(jì)算相對容易的多，要將彈性工作安排的益處進(jìn)行量化對比目前來說仍是一個(gè)挑戰(zhàn)。但是，新的工作形式也需要新的方法來檢視，而這一方法每個(gè)企業(yè)應(yīng)該各有不同?，F(xiàn)在仍處于變革的早期階段，在企業(yè)確定了最適合自己的方式后，上述問題也會(huì)變得更加清晰。

2. 確定規(guī)則和目標(biāo)

確定了企業(yè)以及員工的需求之后，下一步就是要制定一些規(guī)則并設(shè)立目標(biāo)。與外界認(rèn)為的可能恰好相反的是，彈性工作并不意味著規(guī)則較少，為了讓彈性工作安排充分發(fā)揮作用，甚至可能需要更多的一些規(guī)則和約束。以下幾個(gè)問題供參考：

什么時(shí)候可以在家里工作？可以多頻繁在家里工作？

這種彈性工作安排會(huì)影響到員工的工作效率嗎？應(yīng)該將期望值設(shè)為多少？

有哪些溝通渠道？

即便是同一家企業(yè)，這些規(guī)則和目標(biāo)也存在變化，尤其是那些大型企業(yè)組織。同樣，如上文提到，在實(shí)施過程中，中層管理人員將發(fā)揮重要作用，幫助調(diào)整及細(xì)分屬于他們直接領(lǐng)導(dǎo)下的群體規(guī)則和目標(biāo)。這里的一個(gè)關(guān)鍵問題是要讓員工在早期需求確定階段就參與進(jìn)來，提供給他們一個(gè)機(jī)會(huì)在這整個(gè)過程中都能發(fā)揮積極作用。完全地采取自上而下的方式并不可行，因?yàn)檫@是一個(gè)雙向互動(dòng)反饋的問題。傳統(tǒng)上，都是企業(yè)選擇辦公場所，員工被動(dòng)去適應(yīng)，現(xiàn)在這種權(quán)利分布趨向均勻化，企業(yè)也必須了解如何來賦予員工主動(dòng)選擇的權(quán)利。這是一個(gè)根本性的變化，也需要一種不同的方法。

3. 從小做起

這一點(diǎn)對于大企業(yè)來說尤其適用，開始階段要從小做起。這并不是一個(gè)競爭，去比拼哪一個(gè)企業(yè)為員工提供最棒的彈性工作安排。企業(yè)只需確定什么安排是最適合自己員工的，然后將這些措施堅(jiān)持下去即可。任何彈性工作安排都需要整個(gè)企業(yè)人員的支持，對于企業(yè)來說，如果推行了一整套的彈性工作安排卻由于規(guī)則約束太多而沒有員工愿意去采用，這也是管理人員最不想看到的場景。所以，保持規(guī)則簡單，便于員工采用，有助于企業(yè)快速推行彈性工作安排，并獲得員工反饋，了解哪些是有效的，哪些地方需要改進(jìn)，從而形成一種良性循環(huán)。

4. 不要忽視中層力量

要讓彈性工作體制發(fā)揮作用，必須從企業(yè)上層管理者開始，這些管理者需要相信彈性工作的作用并且進(jìn)行積極地推動(dòng)。他們需要確保這種彈性工作安排對于員工來說是可以實(shí)際采用的，如果一名員工的工作量太多，要求他一直坐在辦公桌前，那就沒法實(shí)現(xiàn)這種工作與生活的平衡。雖然是由企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)制定彈性工作體制，但具體執(zhí)行過程中，是中層管理人員在發(fā)揮著很大的作用。因?yàn)椋ǔＲ彩怯芍袑庸芾碚邅碡?fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)員工，并協(xié)調(diào)他們的工作量。

5. 信任員工

企業(yè)需要信任自己的員工，能夠讓彈性工作安排發(fā)揮必需作用。同時(shí)，員工也需要承擔(dān)自己的工作職責(zé)，負(fù)責(zé)好自己份內(nèi)的工作任務(wù)。這是一種相互的關(guān)系，需要進(jìn)行大量的溝通才能實(shí)現(xiàn)最佳效果。我喜歡將這看作是一種“翻轉(zhuǎn)課堂”（The Flipped Classroom）教學(xué)模式，重新調(diào)整課堂內(nèi)外的時(shí)間，講課和作業(yè)時(shí)間被翻轉(zhuǎn)，學(xué)生在家觀看教學(xué)影片，然后課堂會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)榛?dòng)研討會(huì)，用來做作業(yè)、做實(shí)驗(yàn)、分組討論、提問題及重點(diǎn)歸納等等。在工作場合應(yīng)用類似的模式，員工化身成為學(xué)習(xí)者角色，從而更加積極地參與到工作中。

誠然，沒有一種彈性工作體制會(huì)實(shí)現(xiàn) 100% 的成功，正如現(xiàn)在的一些科技，例如互聯(lián)網(wǎng)，總會(huì)發(fā)生濫用或者使用不當(dāng)?shù)那闆r，但這并不影響企業(yè)為自己所用，能中受益。給予員工充分的信任是推行彈性工作機(jī)制的關(guān)鍵所在，及時(shí)掌握員工反饋，對于那些有效的，加大實(shí)施力度，對于其它成效甚微的，廢除并繼續(xù)探索。

結(jié)論

以上所提的 5 個(gè)部分，每一部分都需要融入到更宏觀的企業(yè)戰(zhàn)略之中，只有支持企業(yè)的宏觀戰(zhàn)略，彈性工作機(jī)制才更有可能實(shí)現(xiàn)。實(shí)體工作場所和工作環(huán)境只是一個(gè)企業(yè)及其員工所信任的一種表現(xiàn)形式，你的企業(yè)代表的是什么？如何讓某一種彈性工作體制推動(dòng)公司愿景的實(shí)現(xiàn)？這些都是現(xiàn)代企業(yè)需要考慮的問題，它們需要了解如何讓企業(yè)工作場所相關(guān)戰(zhàn)略賦予員工更高的權(quán)利，發(fā)揮他們最大的潛力。畢竟，工作場所并不重要，工作方式才最重要。