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那么使用企業(yè)郵箱的好處有哪些呢？

2019-06-10
    在互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)時(shí)代的當(dāng)下，企業(yè)郵件已成為職場人士必備的溝通工具之一，即便是在微信、QQ等即時(shí)交流工具大行其道的今天，企業(yè)郵箱依然具有它的不可替代性。
 
    那么使用企業(yè)郵箱的好處有哪些呢？
 
    第一、存儲時(shí)間長
 
    企業(yè)郵箱不會像微信那樣經(jīng)常性發(fā)生文件失效等情況，一般情況下，只要不是自己手動(dòng)刪除，郵箱不會隨意清空文件。
 
    第二、存儲空間大
 
    企業(yè)郵箱的郵件存儲量顯然早已趕超傳統(tǒng)報(bào)箱，隨著存儲空間的加大，有些企業(yè)郵箱甚至可以達(dá)到存儲上千G的空間，足夠存儲我們在職場多年的往來郵件。目前騰訊企業(yè)郵箱容量存儲是無限的。
 
    第三、專業(yè)性
 
    目前正規(guī)的企業(yè)會在自己的網(wǎng)站上為員工統(tǒng)一開通企業(yè)郵箱服務(wù)，所有員工的郵箱都是統(tǒng)一的域名后綴，這樣既顯得專業(yè)，也便于企業(yè)內(nèi)部的管理。此外，企業(yè)開通的企業(yè)郵箱通常具有超大附件功能，便于員工開展工作。
 
    從一封企業(yè)郵件發(fā)送的質(zhì)量，可以看出一個(gè)職場人的專業(yè)程度。在寫郵件的時(shí)候也有其技巧所在，下面從基本事項(xiàng)、正文內(nèi)容、如何提高郵件打開率、發(fā)錯(cuò)了怎么補(bǔ)救以及其他注意事項(xiàng)等幾部分聊聊如何寫一封專業(yè)的企業(yè)郵件。
 
    第一、基本事項(xiàng)
 
    1、 先放附件
 
    很多企業(yè)郵箱的用戶習(xí)慣是上來先寫郵件標(biāo)題、郵件正文，最后再添加附件。這樣做的壞處是，容易在正文寫完后直接發(fā)出而忘記添加附件。
 
    因此，建議在有附件的情況下，先添加附件再寫內(nèi)容，就可以避免忘記添加附件的情況發(fā)生了。
 
    2、 修改標(biāo)題
 
    現(xiàn)在很多郵箱都有智能標(biāo)題功能，在上傳附件后，根據(jù)附件的題目自動(dòng)生成郵件標(biāo)題。但有時(shí)附件的題目并不能概括整個(gè)郵件的內(nèi)容，所以在傳完附件后務(wù)必修改標(biāo)題。
 
    如果寫完正文覺得題目不夠貼切，可以再二次修改標(biāo)題。
 
    3、起草內(nèi)容
 
    改完標(biāo)題之后就可以起草郵件正文了，具體起草的要求后面再細(xì)說。
 
    4、個(gè)性簽名
 
    為自己的郵件添加一個(gè)個(gè)性簽名，位置最好放在正文的左下角。郵件正文內(nèi)容都是從左向右閱讀的，因此放在左下角比右下角能帶來更好的閱讀體驗(yàn)。騰訊企業(yè)郵箱支持統(tǒng)一設(shè)置成員郵箱專屬簽名。
 
    簽名內(nèi)容可以包括單位名稱、地址、姓名、聯(lián)系電話，以便收件人后續(xù)聯(lián)系，即使是之前已經(jīng)給過聯(lián)系方式的聯(lián)系人，在郵件最后附上聯(lián)系方式也可以省去對方看完郵件想直接聯(lián)系時(shí)，現(xiàn)查電話號碼的麻煩。
 
    5、 填寫收件人地址
 
    全部內(nèi)容都搞定后，確認(rèn)無誤再添加收件人的地址。
 
    第二、正文內(nèi)容
 
    1、正文結(jié)構(gòu)
 
    正文的結(jié)構(gòu)應(yīng)注意結(jié)論現(xiàn)行，在郵件伊始就直抒胸臆闡明寫信的理由，重點(diǎn)突出?？梢酝ㄟ^觀點(diǎn)-案例-總結(jié)的結(jié)構(gòu)來論述全文，先拋出觀點(diǎn)，再具體解釋說明，最后重述重點(diǎn)，最大限度減少雙方溝通上的理解性障礙。
 
    如果是根據(jù)之前討論內(nèi)容進(jìn)行的回復(fù)性質(zhì)的郵件，可以在開頭重述問題，以便收件人憶起討論情況。
 
    2、列清提綱
 
    在一封郵件里溝通多件事情時(shí)，可以就不同事項(xiàng)羅列小標(biāo)題，以便對方閱讀時(shí)一目了然。
 
    除了用列小標(biāo)題的方式羅列事件外，還可以運(yùn)用5W1H的方法可以快速縷清事件。5W1H就是通過闡述Who（誰）、What（何事）、When（何時(shí)）、Where（何地）、Why（為什么）和How（如何解決），來闡述事實(shí)。
 
    Who，即確認(rèn)項(xiàng)目與誰有關(guān)，明確責(zé)任人。
 
    What，即說清事件內(nèi)容。
 
    When，即設(shè)定時(shí)間。對項(xiàng)目溝通要確定deadline，沒有明確截止日期的郵件很可能收不到回復(fù)。如果是會議，務(wù)必寫清會議地點(diǎn)。
 
    Where，即設(shè)定地點(diǎn)。務(wù)必寫清項(xiàng)目地點(diǎn)、會議地點(diǎn)。
 
    Why，即為什么這件事這么重要。說明這個(gè)項(xiàng)目與收件人有何關(guān)系，對團(tuán)隊(duì)及整個(gè)單位的重要性等。
 
    How，即解決問題的方式。盡可能提出解決問題可以采取的建設(shè)性建議。
 
    用5W1H的方式列出提綱，可以保證全文不會漏掉的重要信息。
 
    第三、提高郵件打開率
 
    郵件太多的時(shí)候，為避免對方未及時(shí)閱讀郵件而耽誤項(xiàng)目進(jìn)展，可以在題目加上標(biāo)記，如【重要】【緊急】【請盡快回復(fù)】等字樣，提醒對方務(wù)必及時(shí)閱讀此郵件。
 
    第四、如果發(fā)錯(cuò)了怎么補(bǔ)救
 
    有些郵箱有及時(shí)撤回功能，如騰訊企業(yè)郵箱。在發(fā)出郵件的規(guī)定時(shí)間內(nèi)如果發(fā)現(xiàn)有誤，可以及時(shí)撤回。但要注意的是，有的郵箱可能會讓對方收到一封“對方已撤回郵件”的提醒。
 
    如果沒有撤回功能，可以盡快重發(fā)一封與之前相同題目的郵件，并在標(biāo)題上標(biāo)注【以此郵件為準(zhǔn)】，以免對方混淆。
 
    第五、其他注意事項(xiàng)
 
    1、 如果是討論有爭議的話題，建議由郵件討論改為會議討論，這樣會更高效。溝通的最佳方式是見面溝通優(yōu)于電話溝通，電話溝通優(yōu)于郵件溝通。
 
    2、如果郵件中含有附件，可以在正文最后提醒對方查看附件。
 
    3、 如果有相關(guān)人員需要抄送，可以在抄送欄中添加其地址。
 
    4、 電子郵件內(nèi)容具有一定的私密性，作為一名專業(yè)的職工，盡量避免將郵件內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給無關(guān)人員，以免不經(jīng)意間泄漏公司機(jī)密。
 
    總之，騰訊企業(yè)郵箱的主要功能是用于溝通，除了基本的注意事項(xiàng)外，盡量選擇簡潔清晰的語言或詞匯代替長篇大論，即明確目標(biāo)又可以減少收信人的閱讀壓力。掌握了這些技巧，在郵件溝通中就可以達(dá)到事半功倍的溝通效果。
 
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